Übungsleiter-Dokumente

Du willst Ordnung in die Papiere Eurer Übungsleiter bringen?

Dann ist dieses Modul genau das richtige für Dich. Denn damit kannst Du:

• vorhandene Unterlagen hochladen abrufbar für alle Beteiligten machen
• neue Verträge, Datenschutzerklärungen, Schlüsselüberlassungen, Führungszeugnisse, Lizenzen, ... online abwickeln
• überblicken, welches Dokument auf welchem Stand ist - und automatisch um Erneuerung bitten

Dabei unterscheiden wir:

• Verträge, Erklärungen & Co.
  Übungsleiter unterschreiben Vereinbarungen des Vereins
• Nachweise & Lizenzen
  Übungsleiter reichen Belege von Dritten ein

Arbeiten mit Verträgen & Erklärungen

Welche Typen gibt es?

Hier ein paar Beispiele:

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Richtige Verträge sind individuell ausgestaltet und werden von beiden Parteien unterschrieben.

• Hauptvertrag
• Zusatzvertrag (z.B. Schlüsselüberlassung)
• Änderungsvertrag (z.B. Gehaltserhöhung)

Erklärungen sind meist standardisiert und werden nur vom Übungsleiter unterschrieben.

• Ehrenkodex
• Datenschutzerklärung
• jährliche Freibetragserklärung
• ...

Kündigungen sind nichts anderes als ein "Brief" an den Übungsleiter, dessen Erhalt er bestätigen sollte (aber nicht muss).

Wie entstehen Verträge & Erklärungen?

Entweder lädtst Du zu einem Übungsleiter ein Bestandsdokument hoch.

Oder Du erschaffst auf Basis einer Vorlage ein neues Dokument, das Du dann zur Unterschrift weiterleitest.

Unter Verträge kannst Du wahlweise die Vereinsunterschrift drunterdrucken und nur den Übungsleiter unterschreiben lassen. Oder Du leitest erst an einen Vereinvertreter weiter und dann zum Übungsleiter.

Verträge sind immer individuell ausgestaltet (Vertragsbeginn, Stundensatz,...). Erklärungen hingegen sind meist standardisiert. Darum kannst Du Erklärungen auch gesammelt zur Unterschrift aussenden.

Diese Phasen durchläuft ein Dokument:

1. Entwurf & Preview
2. intern angefragt (falls Vereinsvertreter unterschreiben soll)
3. angefragt (Warten auf den Übungsleiter)
4. Änderungswunsch (Übungsleiter bittet um Korrektur)
5. eingereicht
6. fertig

Natürlich kannst Du in diesen Phasen jederzeit ausdrucken, von Hand unterschreiben lassen, einscannen und dann hochladen.

Vorlagen gestalten

In den Einstellungen findest Du unter "Vertragsvorlagen" anfangs rund 10 verschiedene Beispiele, die Du nach Belieben für Eure Zwecke anpassen kannst.

Eine Vorlage besteht im Wesentlichen aus einem Titel und einem großen frei gestaltbaren Vertragstext, den Du in einem Texteditor bearbeitest.

Besonderheiten

• Du kannst viele Trödler auf einmal per E-Mail erinnern.
• Übungsleiter können im Zuge des Unterschreibens ihre Anschrift ändern. Diese Änderung kannst Du beim Prüfen in die Stammdaten übernehmen.
• Für die Schlüsselüberlassung kannst Du alle Eure Vereinsschlüssel hinterlegen und zu jedem Übungsleiter seine einfach aus einer Liste zusammenklicken.
• Aus der jährlichen Freibetragserklärung kannst Du die angegebenen Freibeträge direkt in die Stammdaten des Übungsleiters übernehmen.
• Für Abteilungsleiter kannst Du einstellen, ob sie die Dokumente ihrer Übungsleiter einsehen dürfen - oder lieber nicht. 

Arbeiten mit Nachweisen & Lizenzen

Welche Arten gibt es?

Nachweise sind einfach nur Belege von Dritten, die viele Übungsleiter bei Euch einreichen müssen. Diese beiden haben wir schon für Euch angelegt:

• Erweitertes Führungszeugnis
• Erste-Hilfe-Kurs

Lizenzen sind besondere Qualifikationen, die einige Übungsleiter erworben haben, z.B.:

• Übungsleiter-Schein
• DOSB C-Lizenz

Wie entstehen Nachweise & Lizenzen?

Entweder Du lädst Bestandsdokumente eines Übungsleiters hoch. Oder Du bittest ihn per E-Mail um Einreichung.

Wahlweise kannst Du auch viele Übungsleiter gesammelt um Einreichung bitten.

Diese Phasen durchlaufen Nachweise & Lizenzen:

• neu angefragt
• eingereicht (zur Prüfung)
• gültig bis...
• fällig (Übungsleiter soll erneuern)
• abgelaufen seit...
• verweigert (Übungsleiter mag nicht einreichen)
• abgelehnt (Prüfung nicht bestanden und erneut angefragt)

In welcher Phase sich ein Dokument befindet, wird Dir durch ein Ampelsystem angezeigt.

Nachweis- und Lizenzarten festlegen

In den Einstellungen findest Du anfangs einige Beispiele, die Du nach Belieben für Eure Zwecke anpassen kannst.

Zu Nachweisen und Lizenzen kannst Du festlegen, wie lange sie gültig sein sollen und mit wie viel Vorlauf Ihr um Erneuerung bitten wollt.

Für Lizenzen kannst Du zudem die zugehörigen Lizenznummern speichern und optimal auf wichtigen Abrechnungsdokumenten mit ausgeben.

Damit die Arbeit Spaß macht...

• Der Beleg zum Erweiterten Führungszeugnis wird nach Prüfung gelöscht. So will es der Datenschutz.
• Beim Anfordern des Führungszeugnis kannst Du eine "Bitte um Gebührenbefreiung" mitgeben, das der Übungsleiter beim Amt vorlegen kann. Wahlweise mit automatischer, gescannter oder echter Vereinsunterschrift.
• Für Nachweise und Lizenzen, die eine gewisse Planung seitens der Übungsleiter erfordern, kannst Du 3 oder 6 Monate vor Fälligkeit schonmal eine automatische "Vorwarnung" versenden lassen. Z.B. "Deine B-Lizenz läuft demnächst aus..."
• Lizenzen wirken sich oft auf das Gehalt aus. Darum werden Dir an anderen Stellen im System die Lizenzen von Übungsleitern angezeigt, z.B. wenn Du einen Vertrag entwirfst oder Stundensätze bearbeitest.
• Für Abteilungsleiter könnt Ihr festlegen, ob sie die Nachweise & Lizenzen ihrer Übungsleiter sehen dürfen. Oder lieber nicht.

Kleine praktische Helferlein...

...damit Euch der Alltag Spaß macht:

• Im Vertragseditor könnt Ihr mit Tags wie [SEITENUMBRUCH] Eure Vorlagen gestalten und Markierungen für alle Stellen setzen, die je Übungsleiter von Hand angepasst werden müssen.
• Minderjährige werden gebeten, Verträge lieber auszudrucken und auch von Erziehungsberechtigten unterschreiben zu lassen. 
• Ein cleverer Algorithmus schlägt Euch Übungsleiter vor, die beim Unterschreiben oder Einreichen trödeln und mal wieder eine Erinnerung gebrauchen könnten.
• Ihr könnt Euch im Bereich "Übungsleiter" Listen mit dem Dokumentbestand als PDF und CSV herunterladen.