Anleitung für Admins:
Übungsleiter-Abrechnung
So nutzt Du das Modul "Abrechnung" für Deinen Verein
Das Grundprinzip
Die Übungsleiter-Abrechnung basiert auf einem standardisierten Ablauf:
Innerhalb dieses Grundschemas kann jeder Verein diverse Einstellungen vornehmen, um die Abläufe und Inhalte an die eigenen Bedürfnisse anzupassen:
- Inhalte von Abrechnungen festlegen
- Abrechnungen zuordnen
- Abrechnungsläufe durchführen & steuern
- Nutzer & E-Mails
Lesen solltet Ihr auch das hier:
Hinweise:
- Geänderte Einstellungen gelten immer ab dem nächsten Abrechnungslauf.
- Mit Probeabrechnungen kannst Du jederzeit ausprobieren, wie sich Änderungen auswirken.
- Im schlimmsten Falle kannst Du komplette Abrechnungsläufe löschen und neu beginnen.
- Falls Du mit dem Modul "Dokumente" begonnen hast: Hier erklären wir Dir den Einstieg in die Abrechnung!
1. Inhalte von Abrechnungen festlegen
Jeder Verein möchte auf eine andere Art und Weise abrechnen. Darum kannst Du Dir Dein Abrechnungsschema so gestalten, wie Du es brauchst:
1.1 Wie häufig abrechnen?
Möchtest Du monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich abrechnen?
1.2 Angaben wie genau?
Sollen Übungsleiter tagesgenaue Angaben machen oder reicht eine Angabe pro Monat?
- 3. Mai: 18:00-20:00 Uhr = 2 Stunden
- Mai: 23 Stunden
1.3 Wonach abrechnen?
Soll nach Stunden abgerechnet werden? Dann ist ist notwendig, alle erlaubten Stundensätze zu hinterlegen und jedem Übungsleiter seinen Stundensatz zuzuordnen.
- Meier: Stundensatz "Trainer" - 15,00 €
- Müller: Stundensatz "Helfer" - 10,00 €
Oder soll nach Pauschalen abgerechnet werden? Dann ist es notwenig, alle erlaubten Pauschalsätze zu hinterlegen und jedem Übungsleiter alle Pauschalsätze zuzuordnen, die für ihn in Frage kommen:
- mögliche Pauschalsätze für Meier:
- "Training (25,00 €)"
- "Heimspiel (30,00 €)"
- "Auswärtsspiel (50,00 €)"
Oder soll nach beidem abgerechnet werden? Dann können Übungsleiter zum Beispiel erst ihre normalen Trainingsstunden angeben und zusätzlich Pauschalen für Spiele, Turniere oder Trainingslager. Und Du kannst pro Übungsleiter festlegen, was er darf. Also z.B. alle Turner nach Stunden und alle Leichtathleten nach Pauschalen abrechnen.
Hinweis:
Auf Wunsch einiger Vereine können auch mehrere Stundensätze pro Übungsleiter hinterlegt werden, z.B. weil Schultz für 8€ Judo und für 12€ Turnen unterrichtet. Dazu in den Einstellungen diesen Sonderfall aktivieren!
1.4 Dürfen Kosten eingereicht werden?
Wenn der Verein es erlaubt, können Übungsleiter auch Ausgaben einreichen:
- Spesen sind Kosten, die Übungsleiter für sich selbst haben. Beispielsweise für Übernachtungen.
- Auslagen sind Kosten, die Übungsleiter für den Verein tätigen. Beispielsweise für Schiedsrichter.
- Fahrtkosten können Übungsleiter anhand vorgegebener km-Pauschalen abrechnen.
Hinweise:
- Wenn Du "Belegpflicht" einstellst, müssen Übungsleiter zu Spesne & Auslagen Belege hochladen, die automatisch an die Abrechnungen angehängt werden.
- Du kannst für jeden Übungsleiter separat einstellen, welche Kosten er einreichen darf.
1.5 Fristen
- Ab welchem Monat möchtest Du mit den Abrechnungsläufen anfangen?
- Vor oder kurz nach Monatsende einladen?
- Wie viele Tage haben die Übungsleiter Zeit für das Einreichen?
1.6 Textbausteine
Auf Abrechnungen erscheinen Sätze wie:
- "Wir überweisen binnen 7 Tagen auf folgendes Konto:"
- "Die Übungsleitervergütung ist bis 3.300 Euro steuerfrei. Darüber hinaus musst Du Dich selbst um die Versteuerung kümmern."
Diese Textbausteine kannst Du natürlich anpassen!
1.7 Spenden & Spendenquittungen
Wenn Du es aktivierst, werden Übungsleiter kurz vorm Einreichen gefragt, ob sie ihre Abrechnung oder Teile davon spenden möchten. Logischerweise bekommen sie dann weniger oder nichts ausbezahlt.
Spender erhalten automatisch eine Spendenquittung für den betreffenden Zeitraum und können am Jahresende alle gesammelt fürs Finanzamt herunterladen. Auf jeder Spendenquittung ist praktischerweise auch gleich die zugehörige Verzichtserklärung abgedruckt.
1.8 Sonderfall: Individuelle Freibeträge
Falls ein Übungsleiter bei Euch z.B. nur 1.500 Euro steuerfrei verdienen darf, könnt Ihr die "individuellen Freibeträge" aktivieren und in den Textbausteinen statt der statischen "3.300 Euro" den Platzhalter [FREIBETRAG] verwenden.
1.9 Sonderfall: Übungsleiter, die zuviel verdienen
Du kannst Übungsleiter, die im Laufe des Jahres die Steuerfrei-Grenze überschreiten, von "Abrechnung" auf "Stundenzettel" umstellen. Technisch gesehen nur ein anderer Begriff auf dem Beleg. Diese "Stundenzettel" gibst Du an die Buchhaltung weiter, um daraus "richtige" Gehaltsabrechnungen zu machen.
Die betreffenden Übungsleiter werden dann auch nicht mehr in den Online-Banking-Dateien für die automatisierte Auszahlung berücksichtigt.
Damit Du nicht aus Versehen vergisst, jemanden umzustellen, bekommst Du beim Laufstart für jeden, der seine Grenze zu überschreiten droht, eine Warnung angezeigt.
1.10 Sonderfall: Teilnehmer-Anzahl erfassen
Wenn gewünscht, können Übungsleiter zu jeder "Veranstaltung" eine Teilnehmer-Anzahl angeben. Diese Zusatzinformation ist z.B. für Schwimmvereine wichtig, die Schwimmbäder "pro Kopf" bezahlen müssen.
1.11 Ausfüllhilfen für Übungsleiter
Du kannst zu jedem Bearbeitungsschritt im Abrechnungsformular eigene Hilfetexte, Regeln und Erklärungen hinterlegen, wenn Du magst. Daran können sich die Übungsleiter dann orientieren.
2. Abrechnungen zuordnen
Bisher sind Abrechnungen lediglich den Übungsleitern zugeordnet. Das kannst Du aber um Abteilungen, Kostenstellen und Tätigkeiten erweitern.
2.1 Mit Abteilungen arbeiten
Wenn Du das aktivierst, kannst Du im System alle Abteilungen des Vereins hinterlegen und musst allen Übungsleitern ihre Standardabteilung zuordnen.
Im Normalfall steht dann oben auf den Abrechnungen die Abteilung des jeweiligen Übungsleiters.
Du kannst aber auch "pro Zeile" einstellen und später für jede Abrechnungszeile die Abteilung festlegen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Übungsleiter für mehrere Abteilungen arbeiten.
Was tun, wenn Übungsleiter für mehrere Abteilungen arbeiten?
Betrifft das nur sehr wenige, solltest Du sie doppelt im System anlegen (mit zwei verschiedenen E-Mail-Adressen) und für jede Abteilung eine separate Abrechnung ausfüllen lassen. Dann ist alles sauber getrennt. Ansonsten solltest Du auf "pro Zeile" umstellen, so dass Übungsleiter zu jeder Tätigkeit die Abteilung auswählen.
Zu jedem Lauf und zum Jahresabschluss findest Du Abteilungsbelege, die neben den Summen ggf. auch zusammenfassen, wer wo ausgeholfen hat.
2.2 Mit Kostenstellen arbeiten
Wenn Du das aktivierst, kannst Du im System alle Kostenstellen des Vereins hinterlegen und musst allen Übungsleitern ihre Standardkostenstelle zuordnen.
Im Normalfall steht dann oben auf den Abrechnungen die Kostenstelle des jeweiligen Übungsleiters.
Du kannst aber auch "pro Zeile" einstellen und später für jede Abrechnungszeile die Kostenstelle festlegen. Das ist aber ziemlich ungewöhnlich und beispielsweise der Fall, wenn es sehr genaue Zuordnungen zu Kostenstellen gibt.
2.3 Mit Tätigkeiten arbeiten
Sollen Übungsleiter "pro Abrechnung" und/oder "pro Abrechnungszeile" angeben, was sie eigentlich gemacht haben? Das Wort "Tätigkeit" kannst Du auch in "Gruppe", "Mannschaft", "Team" oder "Arbeit" umbenennen.
Beispiele:
- Du willst, dass oben auf Abrechnungen neben "Abteilung: Fussball" auch so etwas angegeben wird wie "Mannschaft: C-Jugend".
- Übungsleiter sollen zu jeder Stunde ihre Tätigkeit angeben, z.B. "Training C-Jugend".
3. Abrechnungsläufe duchführen & steuern
3.1 Der Laufstart
Immer wenn eine Abrechnungsperiode abgelaufen ist, wird Dir angezeigt, dass der zugehörige Lauf gestartet werden könnte. Beispielsweise ab 1. Februar der Lauf für Januar. (Außer Ihr wollt ein paar Tage früher oder sogar schon zu Periodenbeginn einladen, das kann man einstellen.)
Beim Laufstart bekommst Du nochmal alle Einstellungen angezeigt und kannst aus der Liste aller aktiven Übungsleiter optional einzelne ausschließen.
Mit Deinem Startschuss werden alle Abrechnungen erstellt und alle Übungsleiter bekommen per E-Mail einen Link zu ihrem Abrechnungszettel zugesendet.
3.2 Zwischen Laufstart & Laufabschluss
In der Zentrale beobachtest Du den Fortschritt der Übungsleiter: offen | angefangen | eingereicht.
Eingereichte Abrechnungen kannst Du (oder Deine Abteilungsleiter) überarbeiten und dann absegnen.
Eingriffsmöglichkeiten:
- Falls ein Übungsleiter seinen Einladungslink verloren hat, kannst Du ihn nochmal versenden.
- Nach Fristablauf kannst Du allen trödelnden Übungsleitern eine Erinnerung schicken.
- Im Notfall kannst Du einem Übungsleiter seine Abrechnung entziehen und selbst ausfüllen.
- Falls der Übungsleiter noch etwas nachtragen will oder ändern soll, kannst Du ihm eingereichte Abrechnungen zurückspielen.
- Du kannst Abrechnungen von ausgewählten Übungsleitern einfach komplett aus dem Lauf entfernen.
- Falls es noch Nachzügler gibt, kannst Du diese nachträglich zu einem offenen Lauf einladen.
3.3 Einen Lauf abschließen
Sobald alle Abrechnungen abgesegnet sind, ist es möglich, den Lauf vereinsseitig virtuell zu unterschreiben und freizugeben.
Dabei passiert folgendes:
- Alle PDF-Abrechnungen (und ggf. Spendenquittungen) werden erstellt und sind einzeln sowie als ein Sammel-PDF abrufbar.
- Übungsleiter bekommen einen Link zu ihrem Download-Center zugesendet.
- Es werden Überweisungsvorlagen als CSV und SEPA.xml-Datei zur Verfügung gestellt. Die SEPA.xml-Datei kann direkt ins Onlinebanking übertragen werden und dort Sammelüberweisungen auslösen.
- Wahlweise kann vom Bankkonto des Vereins oder von Abteilungskonten ausgezahlt werden.
- Es stehen verschiedene CSV-Auswertungen zum Herunterladen bereit.
3.4 Korrekturen
Ein Sonderfall sind die "Korrekturen", die Du als gesonderten Posten in Abrechnungen aufnehmen kannst:
- Zum Vermerken von Strafen oder Bonus-Zahlungen für Übungsleiter.
- Zum Korrigieren von fehlerhaften Abrechnungen der Vormonate.
Profitipp: Fehlerhafte Abrechnungen können alternativ auch durch das nachträgliche Öffnen eines fertigen Laufes korrigiert werden.
3.5 Der letzte Lauf eines Jahres ist fertig
Im Rahmen des Jahresabschlusses kannst Du Folgendes machen:
- Verdienstbescheinigungen an alle Übungleiter verschicken
- Übungsleiter-Stundenübersicht für den Antrag auf Übungsleiter-Zuschuss generieren
- unter dem Menüpunkt "Sammelbelege" allerlei Dokumente und Dokumentsammlungen herunterladen
4. Nutzer & E-Mails
Ein Vereinskonto kann mehrere Nutzer haben.
Derjenige, der sich und den Verein bei uns registriert, ist erstmal ein Administrator mit allen Rechten.
Er kann andere Nutzer verwalten und ihnen Rollen zuweisen:
- Abteilungsleiter sehen nur ihre Abteilung. Sie prüfen ihre Abrechnungen und korrigieren Stammdaten ihrer Übungsleiter. Ein Abteilungsleiter kann optional mehrere Abteilungen leiten und eine Abteilung mehrere Abteilungsleiter haben. Abteilungsleiter können auch Sonderrechte bekommen, z.B. das Verändern von Stunden- und Pauschalsätzen.
- Sachbearbeiter dürfen Übungsleiter verwalten, Abrechnungsläufe durchführen und Abrechnungen bearbeiten. Und sie haben Zugriff auf alle Statistiken und Downloads. Nur Läufe dürfen sie nicht final unterschreiben und freigeben.
- Manager dürfen zusätzlich Abrechnungsläufe unterschreiben und freigeben.
- Administratoren dürfen zusätzlich alle Vereinsdaten, Einstellungen und Nutzer bearbeiten.
In der Nutzerverwaltung wird auch festgelegt, welcher Nutzer welche E-Mails bekommen soll:
- Mindestens ein Nutzer muss Ansprechpartner für Rückfragen von Übungsleitern sein.
- Optional können Nutzer über Ereignisse wie "Lauf steht an" oder "Alle Abrechnungen eingereicht" informiert werden.
A. Einführung unseres Systems in Eurem Verein
Die Einführung der Übungsleiter-Abrechnung in einen größeren Verein mit vielen Übungsleitern, Abteilungen und Verantwortlichen ist natürlich nicht "im Vorbeigehen" erledigt. Aber wenn's einmal läuft, wirds viele Jahre brav seinen Dienst tun.
Pate für die Einführung gesucht?
Wir vermitteln Dir gerne einen unglaublich hilfsbereiten Gesprächspartner von einem anderen Verein in Eurer Größenordnung, den Du mit Fragen löchern kannst. » Melde Dich!
Hier findest Du eine genaue Anleitung, um unser System in Eurem Verein auszurollen:
Die Einführung im Gesamtverein
- Vorüberlegungen
- Entscheider überzeugen
- Schritt-für-Schritt-Anleitung
- mit bewährter Checkliste zum Herunterladen
B. FAQ - Probleme & Lösungen
Allgemeine Fragen & Probleme
Warum müssen Übungsleiter im NACHHINEIN Stundenzettel ausfüllen? Laufende Zeiterfassung in einer App wäre doch viel cleverer.
Das funktioniert schon: Du kannst in den Einstellungen den Laufstart auf den Beginn einer Abrechnungsperiode vorziehen! Die Übungsleiter bekommen den Link zu ihrem Abrechnungsformular dann schon sehr früh.
Und mittlerweile gibt es auch eine App, mit der z.B. die Übungsleiter laufend ihre Zeiten erfassen können:
Anleitung: App installieren
Aber: Während eines Laufes können z.B. keine Stunden- und Pauschalsätze mehr verändert werden. Darum solltest Du mit dem Frühstart erst beginnen, wenn sich bei Euch nach 1-2 Läufen alles eingespielt hat.
Was bringt die Spenden-Funktion?
Du kannst Übungsleiter am Ende der Abrechnung Teile oder alles spenden lassen. Der Rekordverein „spart“ damit 30%, alle anderen im Mittel 5%.
Rund um die Einrichtung & Einführung
Abteilung A rechnet pro Quartal ab, Abteilung B pro Monat.
Das funktioniert bei uns leider nicht. Es gibt aber eine einfache Lösung, die einige Vereine praktizieren: Einfach zwei Accounts machen! Einziger echter Nachteil: Es gibt keine zentralen Statistiken mehr.
Viel sinnvoller wäre es allerdings, wenn Ihr vereinheitlicht. Und zwar am besten auf die monatliche Abrechnung. Das machen rund 75% der Vereine. Vorteile: Zeitnahes Prüfen, bessere Ausgabenplanbarkeit, stressfreier Jahresabschluss.
Wir haben 350 Übungsleiter. Müssen wir deren Stammdaten alle von Hand eintragen?
Natürlich nicht! Du kannst alle Übungsleiter auf einmal aus einer CSV-Datei importieren und per E-Mail zum Mitmachen einladen. Sie übermitteln dann ihre Stammdaten usw.
Bei den Rückläufern kreuzt Du schnell noch den richtigen Stundensatz an. Fertig, schon sind alle im System. Und zwar mit topaktuellen Daten.
Einige Übungsleiter werden nach Stundensätzen, andere nach Pauschalsätzen und wieder andere nach beidem abgerechnet.
Einfach die Abrechnung nach „Stundensätzen und Pauschalsätzen“ aktivieren, danach kannst Du bei jedem Übungsleiter separat festlegen, ob er „Stundensatz oder Pauschalsatz oder beides“ darf.
Einige Übungsleiter bekommen eine fixe Monatspauschale, andere werden nach Stunden bezahlt.
Für fixe Monatspauschalen gibt es keine eigene Funktion, aber einen Trick: Du hinterlegst z.B. den Pauschalsatz „Monatspauschale Fußball 200€“ und instruierst alle betroffenen Übungsleiter, diesen Pauschalsatz EINMAL am MONATSERSTEN auszuwählen.
Parallel können diese Übungsleiter weitere Pauschalen und Stunden abrechnen, wenn gewünscht. Oder Auslagen und Spesen.
Alle Übungsleiter bekommen bei uns immer eine fixe (oder variable) Monatspauschale.
Das funktioniert ganz hervorragend:
- Du wählst in den Einstellungen "monatsgenaue Angaben" statt "tagesgenaue Angaben" und hinterlegst die entsprechenden Monatspauschalen bei den Pauschalsätzen.
- Bei jedem Lauf wählen die Übungsleiter aktiv ihre Pauschale aus.
Der Vorteil gegenüber anderen Lösungen wie "Serienbriefe" ist, dass die Übungsleiter ihre Bankdaten selbst überprüfen. Der Nachteil ist, dass die Übungsleiter ein wenig mitarbeiten müssen, sie "holen" sich quasi ihre Monatspauschale.
Alle Übungsleiter bekommen eine fixe Monatspauschale, aber sie sollen ihre Arbeitsstunden melden.
Dafür kannst Du in den Einstellungen zu den "Abrechnungs-Abläufen" ankreuzen, dass 0€-Stundensätze erlaubt sein sollen. Dann legst Du einen Stundensatz mit 0€ an und weist ihn allen betroffenen Übungsleitern zu.
Und dann können diese Übungsleiter sich in ihren Abrechnungen ihre Monatspauschale nehmen und fleissig ihre Arbeitsstunden zu 0€ eintragen.
Voraussetzung: Du musst zuvor auswählen, dass Ihr nach "Stunden & Pauschalen" abrechnen möchtet.
Bei uns gibt es Übungsleiter, die in mehreren Abteilungen arbeiten.
Zwei Wege führen nach Rom:
Wenn das nur sehr wenige Übungsleiter betrifft, solltest Du sie doppelt anlegen und zwei separate Abrechnungen ausfüllen lassen. Nachteile: Sie brauchen eine zweite E-Mail-Adresse (siehe dazu weiter unten). Und Du hast sie eben 2x im System.
Wenn das viele Übungsleiter betrifft, solltest Du die Zuordnung der Abteilung von "pro Abrechnung" auf "pro Abrechnungszeile" umstellen. Die Übungsleiter können dann zu jeder Tätigkeit, Auslage,... die Abteilung angeben. Nachteile: Die Prüfung der "Aushilfsarbeiten" muss der Haupt-Abteilungsleiter des Übungsleiters mitübernehmen. Und falls von einem Abteilungsbankkonto ausgezahlt wird, wäre das der Gesamtbetrag und es muss später Ausgleichzahlungen zwischen den Abteilungen geben (wofür wir Übersichten bereitstellen).
Warum können Übungsleiter in jeder Zeile die Abteilung ändern, aber nicht die Kostenstelle?
Wenn Du die zeilengenaue Abteilungszuordnung aktiviert hast, können Übungsleiter in der Tat zu jeder einzelnen Tätigkeitsangabe die betreffende Abteilung wählen. Und die Zentrale kann das natürlich auch.
Auf die zeilengenauen Kostenstellenzuordnung hat aber nur die Zentrale Zugriff. Übungsleiter sehen Kostenstellen gar nicht, da sie sich in der Regel damit nicht auskennen.
Du kannst aber in den Einstellungen das Kästchen "Wir haben clevere Übungsleiter, die sich mit Kostenstellen auskennen." aktivieren. Dann können Übungsleiter sich selbst die Kostenstelle zu jeder Abrechnungszeile auswählen und die Zentrale ist diese lästige Arbeit los.
Unsere Übungsleiter sollen zu jedem Training die Teilnehmeranzahl angeben.
Das kannst Du einfach in den Einstellungen zu den Abrechnungen und ihren Inhalten aktivieren. Ab dann enthält jede "Veranstaltung", die ein Übungsleiter abrechnet, eine Teilnehmeranzahl. Diese Zusatzinfo wird in allen Listen, CSV-Auswertungen und auf den PDF-Abrechnungen mit ausgegeben.
Fahrtkosten: Was sollen Übungsleiter bei "Anlass & Strecke" eintragen?
Am besten sowas wie "Wohnort-Europahalle - Training". Nutze die Einstellungen->Ausfüllhilfen, um den Übungsleitern eine Anleitung zu geben, was sie in dieses Feld eintragen sollen.
Unsere Übungsleiter haben Limits, die sie nicht überschreiten dürfen. Wie können wir das prüfen?
Wir bekommen relativ häufig solche Anfragen:
- Unsere Übungsleiter dürfen pro Tag/Woche/Monat nur so und so viele Stunden abrechnen.
- Unsere Übungsleiter dürfen pro Tag/Woche/Monat maximal Betrag X abrechnen.
- Wenn 2 Übungsleiter zusammen ein Training abrechnen, darf es insgesamt nicht mehr als Betrag X kosten.
- ...
Das können wir leider nicht alles nachprogrammieren. Aber es gibt eine smarte Lösung: Vor dem Laufabschluss könnt Ihr eine CSV-Datei mit allen Abrechnungszeilen aller Übungsleiter herunterladen. Die werft ihr mit Euren Sonderregeln einfach in eine KI (Claude, Gemini, ChatGPT,...) und lasst die KI prüfen. Das klappt ganz hervorragend!
Was passiert, wenn Übungsleiter über die 3.300€-Freigrenze kommen?
Um die Versteuerung muss sich der Übungsleiter kümmern. Dazu kommt vermutlich auch Sozialversicherungsbetrug, wofür allein der Verein haftet. Darum stellen Verein diese „Großverdiener“ auf „Nur Stundenzettel“ um, sobald sie sich der 3.300€ nähern. Es wird ihnen dann für den Rest des Jahres nichts mehr ausgezahlt und der Stundenzettel dient als Grundlage für die Minijob- oder Gehaltsabrechnung.
Alternative: Bei einigen Vereinen reichen Mama, Papa, Opa, Oma für den Rest des Jahres die Abrechnungen ein :-)
Warum wird das Erreichen der 3.300€-Freigrenze nicht hart kontrolliert?
Vor jedem Laufstart bekommst Du für alle Übungsleiter, die sich der Grenze nähern, eine rote Warnung angezeigt. Dann kannst Du entscheiden. Wir können das aber nicht "automatisch" entscheiden, denn es ist z.B. nicht einheitlich geregelt, ob Fahrtkosten zuzurechnen sind oder nicht.
Mist, die IBAN wird auf Abrechnungen ausge-xxxxxx-t. Die würde ich gerne sehen können...
Das ist wegen des Datenschutzes der Standard. Kannst Du unter "Einstellungen"->"Abrechnungen" -> "Textbausteine & Ausgabeformate" auf Klartext-Ausgabe umstellen.
Die tägliche Arbeit
Was ist der Unterschied zwischen einem "pausierten" und "inaktiven" Übungsleiter?
Wenn Du einen Übungsleiter löscht, verschwindet er komplett aus dem System. Nur in alten Abrechnungsläufen lebt er weiter und seine Abrechnungen sind noch abrufbar (Stichwort "Aufbewahrungspflicht"). Du solltest ihn lieber noch für einige Zeit mit dem Status "inaktiv" behalten, z.B. damit er sich am Jahresende Belege fürs Finanzamt herunterladen kann.
Für Abrechnungen ist "pausiert" und "inaktiv" dasselbe: Beide werden beim nächsten Abrechnungslauf ignoriert. Aber beim Arbeiten mit Dokumenten gibt es einen Unterschied: Pausierte Übungsleiter werden weiter nach aktuellem Führungszeugnis u.ä. gefragt, inaktive hingegen nicht.
Ein Übungsleiter hat keine E-Mail-Adresse.
Hinterlege einfach egal@egal.de, fülle die Abrechnung für ihn aus und gebe ihm seinen Beleg. Noch cleverer: Weil das Ausfüllen für Übungsleiter komfortabler ist, nutze den Link, der dem Übungsleiter zugemailt wird. Dafür hinterlegst Du eine Deiner E-Mail-Adressen. Oder Du klickst auf "Einladung erneut zusenden". Dort wird Dir der Link angezeigt. Aber nur wenn Du als Administrator angemeldet bist.
Ich kann den Übungsleiter nicht anlegen, weil er seine E-Mail-Adresse schon besetzt ist.
Das kann passieren, weil der Übungsleiter über unser System schon für einen anderen Verein arbeitet. Oder weil Ihr ihn doppelt angelegt habt. Da hilft nur eine zweite E-Mail-Adresse. Falls er keine hat, kannst Du ihm einen reinen Forwarder einrichten, z.B. hans@deinverein.de oder bei ForwardEmail.net. Oder frag einfach uns, dann machen wir ihm kostenlos hans@uebungsleiter-abrechnung.de.
Ein Übungsleiter hat plötzlich eine andere E-Mail-Adresse.
Was immer Du in den Einstellungen oder Stammdaten änderst: Es gilt immer ab dem nächsten Lauf. Bis auf die E-Mail-Adresse von Übungsleitern. Die kannst Du jederzeit ändern und dann erneut den Einladungslink lossenden (s.u.).
Ein Übungsleiter hat seinen Einladungslink verloren.
Du kannst ihn erneut zustellen, indem Du in der Liste der offenen Abrechnungen rechts auf das "Senden"-Icon klickst.
Er kann sich aber auch einfach in seinen Bereich einloggen. Mit E-Mail-Adresse und Einmal-Passwort.
Ein Übungsleiter braucht doch keine Abrechnung, da er nicht gearbeitet hat.
Er wird in der Einladungs-E-Mail darauf hingewiesen, dass er dann bitte eine Nuller-Abrechnung abgeben möge, damit der Verein Bescheid weiß und nicht ewig wartet.
Wenn er sich nicht bewegt, kannst Du das machen. Oder die Abrechnung einfach komplett löschen.
Ein Übungsleiter hat eingereicht, möchte aber noch etwas ändern.
Du kannst die Abrechnung einfach wieder für ihn öffnen und ihm den Einladungslink erneut zusenden. Dafür gibt es dort, wo Du seine Abrechnung bearbeitest, ganz unten einen Knopf.
Ein Übungsleiter soll in einem offenen Lauf nachträglich berücksichtigt werden.
Lege den Übungsleiter an und öffne den offenen Lauf. Dort findest Du dann einen Button "Nachzügler hinzufügen".
In einem offenen Lauf soll der Stundensatz des Übungsleiters geändert werden.
Pech gehabt, sobald der Lauf gestartet ist, kannst Du an Einstellungen dieser Art nichts mehr ändern.
Lösung 1: Die Differenzen als „Korrekturen“ nachtragen.
Lösung 2: Abrechnung löschen, Stundensatz ändern, erneut als Nachzügler einladen
In einem offenen Lauf meldet der Übungsleiter, dass er nicht "Konstantin", sondern "Constantin" heißt.
Pech gehabt, sobald der Lauf gestartet ist, kannst Du an Einstellungen dieser Art nichts mehr ändern.
Lösung: Abrechnung löschen, Name ändern, erneut als Nachzügler einladen
Der Lauf kann nicht abgeschlossen werden, weil ein Übungsleiter seine Abrechnung einfach nicht einreicht.
Du kannst ihm seine Abrechnung einfach "wegnehmen" und selbst ausfüllen. Einige Vereine sagen "Pech gehabt, kein Geld", andere schätzen und wieder andere tragen in der nächsten Abrechnung unter "Korrekturen" etwas nach.
Ein ganz spezieller Trick, wenn Du sehr nett bist: Abrechnung löschen, Lauf abschließen, alle anderen bezahlen. Wenn der Trödler wieder auftaucht, den Lauf nochmal öffnen, den Nachzügler einladen, Lauf wieder abschließen und den Trödler separat auszahlen.
Eine fertige Abrechnung erweist sich im Nachhinein als fehlerhaft.
Du kannst Abrechnungen aus rechtlichen Gründen nicht nachträglich korrigieren. Nutze in der Folgeabrechnung den Bereich "Korrekturen", der Dir beim Bearbeiten angezeigt wird. Auch negative Beträge funktionieren.
Oder Du klickst beim fertigen Lauf ganz unten auf den kleinen Knopf "Lauf nochmal öffnen" und liest Dir die Risiken und Nebenwirkungen dieser Prozedur durch. Aber nicht weitersagen...
Korrekturen sind keiner „Kostenart“ zugerechnet.
Ja, das ist ein „Fehler“: Es gibt Stunden, Pauschalen, Spesen, Auslagen. Und in einer Parallelwelt eben „Korrekturen“, die in allen Statistiken gesondert aufgeführt werden.
Wenn Übungsleiter A im Folgemonat 30€ an Stunden als Korrektur nachgezahlt bekommt, werden diese niemals als „Stunden“ im richtigen Monat auftauchen.
Wir arbeiten an einer Verbesserung…
Ein Übungsleiter möchte, dass alle seine Daten gelöscht werden. Das würde aber die Statistiken verfälschen!
Dem Wunsch nach Löschung der Daten steht Eure Aufbewahrungspflicht entgegen, z.B. das Finanzamt verlangt, dass Abrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Darum den Übungsleiter auf "inaktiv" setzen, alles außer den Abrechnungen löschen und seine persönlichen Daten (Anschrift, Bankverbindung,...) durch Mickeymaus-Daten wie "Egalstraße 1" ersetzen.
Sammelüberweisungen per SEPA.xml
Ein Übungsleiter möchte seine Auszahlung ins Ausland erhalten.
Das ist für Länder möglich, die im SEPA-Verbund sind (ungefähr identisch mit der EU). Man kann also einfach ausländische IBANs hinterlegen.
Beim Hochladen der SEPA.xml-Datei in mein Online-Banking gibt es Fehlermeldungen.
Wir verwenden für diese Datei standardmäßig das verbreitete PAIN-Format 001.001.03. Falls Deine Bank lieber das neue 001.001.09 hätte, kannst Du das unter "Einstellungen" -> "Abrechnungen" -> "Textbausteine & Ausgabeformate" umstellen.
Dort findest Du zu beiden PAIN-Formaten auch je eine Variante, die einige Banken lieber mögen. Einfach umstellen und SEPA.xml-Datei nochmal erzeugen.
Wenn das nicht klappt, machen wir Folgendes:
- Du versuchst auf Basis der CSV-Datei mit allen Überweisungen zu einem Lauf selbst die benötigte SEPA.xml-Datei zu basteln. Entweder mit einer KI. Oder mit einem Online-Service wie SepaApp.eu.
- Du schickst uns die SEPA.xml-Datei, die akzeptiert wird.
- Wir bauen das neue PAIN-Format ein. Für Dich und andere Vereine.
Bei der Sammelüberweisung meckert das Online-Banking, weil bei einem Übungsleiter der Kontoinhaber nicht zur IBAN passt.
Diese Überprüfung haben europäische Banken im Oktober 2025 eingeführt. Vorher zählte nur die IBAN und der Name war egal. Wenn es bei einem Übungsleiter zu diesem Fehler kommt, frage ihn nach der richtigen Kontoverbindung und trage sie von Hand in der SEPA.xml-Datei nach. Hinterlege die korrekte Kontoverbindung für die Zukunft dann auch in den Übungsleiter-Stammdaten.
Auf dem Kontoauszug erscheint nur eine große Überweisung...
Wenn Du lieber viele einzelne Überweisungen auf dem Kontoauszug haben möchtest, kannst Du das unter "Einstellungen" -> "Abrechnungen" -> "Textbausteine & Ausgabeformate" umstellen.
Die meisten Banken halten sich daran, aber nicht alle.
Datenexport, Reporting & Jahresende
Wir würden die Abrechnungsdaten gerne direkt an DATEV bzw. unsere Lohnbuchhaltung bzw. unsere Vereinssoftware XY exportieren.
Leider sind diese Schnittstellen so verschiedenartig, dass wir dafür einen Extra-Programmierer anstellen müssten...
Was Vereine aber entdeckt haben, die unsere Daten in einem ganz bestimmten Format benötigen, um es in anderen Anwendungen hochzuladen, das ist die KI. Also ChatGPT oder Google Gemini.
Sie nehmen einfach die CSV-Dateien zu einem Abrechnungslauf, laden sie z.B. bei ChatGPT hoch und haben einen cleveren wiederverwendbaren Prompt, mit dem sie aus unserem Zeug genau das Benötigte formen lassen, z.B. eine DATEV-XML-Datei.
Mit ein bißchen Vorarbeit dauert das pro Monat dann nur noch 5 Minuten.
Wir würden bis zum 31.12. gerne das Jahr abschließen und an alle Übungsleiter auszahlen.
Dafür kannst Du in den Einstellungen unter "Fristen" vor Start des letzten Laufes im Jahr den Abgabetermin auf "10 Tage vor Jahresende" vorziehen.
Die Übungsleiter sollen dann bis zum 21.12. alles einreichen und Ihr habt genügend Zeit für die Prüfung und Auszahlung.
Für Fördergelder muss ich alle Arbeitsstunden von Übungsleitern mit Lizenz nachweisen.
Unter "Sammelbelege" findest Du eine PDF-Auwertung "Alle Übungsleiter-Stunden" gegliedert nach Stundensätzen plus eine große CSV mit allen Abrechnungszeilen eines Jahres.
Wenn Du clever warst, hast Du alle relevanten Stundensätze entsprechend benannt, z.B. durch den Zusatz „mit Lizenz“. Dann kannst Du einfach danach filtern.
Abteilung A hatte Übungsleiter an Abteilung B ausgeliehen und dafür bezahlt. Wo finde ich die Statistik?
Das ist einfach: Im Jahres-Abteilungsbeleg (bei den Sammelbelegen) ist zu jeder Abteilung aufgeschlüsselt, wer wen für wieviel wohin verliehen hat.
Die Spendenquittungen genüg nicht den Anforderungen unseres Finanzamtes.
Um es jedem Finanzamt in Deutschland recht zu machen, müssten wir wahrscheinlich alle weltweit verfügbaren Programmierer einstellen...
Du hast die Möglichkeit, relativ frei an den Formulierungen auf der Spendenquittung zu arbeiten. Wenn das nicht reicht, kannst Du auf „nur Verzichtserklärung“ umstellen und den Übungsleitern am Jahresende eigene Spendenquittungen basteln. Die zugehörigen virtuell unterschriebenen Verzichtserklärungen hast Du aber schonmal beieinander.
Was passiert, wenn jemand 4.300€ verdient und 1.000€ spendet? Ist er dann wieder im steuerfreien Bereich?
Ja, aber... Er hat 1.000€ zu versteuerndes Einkommen und kann in der Steuererklärung die 1.000€ Spendenquittung absetzen, also ergibt sich für ihn dasselbe, als hätte er nur 3.300€ verdient.
Problem ist, dass der Verein auf diese 1.000€-Zuviel sozialversicherungspflichtig ist. Ein weiser Chinese hat in einer völlig anderen Situation mal gesagt: Manchmal ist es für alle besser, nicht alle Stunden aufzuschreiben, die man gearbeitet hat.
So, jetzt hast Du alles durchgelesen. Auf in die Praxis:
