Einstieg für Admins:
Übungsleiter-Dokumente

Abrechnen kannst Du. Jetzt kommen die Dokumente.

Bisher hast Du Dich mit den Abrechnungen beschäftigt. Ein komplexes Thema. Jetzt kommt die Dokument-Verwaltung hinzu. Ein einfaches Thema.

Auf dieser Seite ist eine Kurz-Anleitung, wie Du nun das Modul "Dokumente" in Angriff nehmen kannst.

Vorher solltest Du Dir allerdings einen Überblick über alle Möglichkeiten anlesen:

• Alle Funktionen der Dokument-Verwaltung

1. Aktivierung & Basis-Setup

In den Einstellungen kannst Du auf einer Seite die drei Bereiche der Dokument-Verwaltung separat aktivieren und einrichten:

• Verträge, Erklärungen & Co.
• Nachweise
• Lizenzen

Viel einzurichten gibts eigentlich nicht:

• Für Verträge legst Du fest, wie die Vereinsunterschrift unter den Vertrag kommt. Für den Anfang lass erstmal "wird druntergemalt". Später kannst Du Verträge dann zur Unterschrift an Vereinsvertreter mailen.
• Falls Ihr mit Abteilungsleitern arbeitet, darfst Du für alle drei Bereiche entscheiden, ob Abteilungsleiter die fertigen Dokumente ihrer Übungsleiter sehen dürfen oder eben nicht.

2. Vorlagen anschauen

Je nachdem, welche Bereiche Du aktiviert hast, findest Du in den Einstellungen das:

• Vertragsvorlagen
• Nachweise
• Lizenzen

Hier kannst Du alle Arten von Dokumenten festlegen, mit den Ihr arbeiten wollt. Vertragsvorlagen bestehen im Wesentlichen aus Texten. Bei Nachweisen und Lizenzen legst Du sowas wie Gültigkeiten und Fristen zur Erneuerung fest.

Schau Dir einfach alles kurz an.

3. Mit einem Dummy-Übungsleiter alle ausprobieren

Hinterlege für einen Dummy-Übungsleiter Deine E-Mail-Adresse, damit Du auch die Rolle des Übungsleiters kennenlernst.

Im Hauptmenü findest Du neue Menüpunkte "Verträge & Co." und "Nachweise & Lizenzen". Die führen Dich auf zentrale Übersichtsseiten mit allen Übungsleitern und ihren Dokumenten. Von dort aus regelst Du alles.

Am Anfang sind diese Seiten natürlich noch leer.

Du kannst nun alles mal durchspielen:

• Bestehende Dokumente hochladen und den Übungsleiter darüber informieren.
• Verträge & Erklärungen erstellen, zur Unterschrift versenden, als Übungsleiter unterschreiben, Rückläufer prüfen.
• Nachweise & Lizenzen anfordern, als Übungsleiter einreichen, Rückläufer prüfen.

Parallel spielst Du dann an den Einstellungen herum, z.B. lässt Du auch mal einen Vereinsvertreter unterschreiben oder passt eine Vertragsvorlage an.

Wenn Dir alles gefällt, löscht Du die Dokumente des Dummy-Übungsleiters wieder.

4. Vorlagen für Deinen Verein anpassen

In den Einstellungen bastelst Du nun all die Vorlagen, die Ihr für die tägliche Arbeit benötigen werdet.

Du kannst natürlich Eure Word-Texte in den Text-Editor kopieren und dort nachbearbeiten.

5. Bestand hochladen

Das ist eine schöne Doofen-Arbeit, um die Ihr leider nicht drumherumkommt: Ihr ladet alle Eure Übungsleiter-Dokumente in Euer Vereinskonto hoch.

Damit sind sie dann schonmal für alle verfügbar.

Aber besonders viel gewonnen habt Ihr damit noch nicht...

6. Neue Dokumente erzeugen bzw. anfordern

Jetzt beginnt der eigentliche Spaß:

• gesammelt von allen Übungsleitern die Datenschutzerklärung oder den Ehrenkodex unterschreiben lassen
• jährlich auf einen Klick die Freibetragserklärungen einholen
• automatisch erweiterte Führungszeugnisse anfordern
• Arbeitsverträge von neuen Übungsleitern online unterschreiben lassen

Klingt nach einem Plan, oder?

Viel Spaß!!!