Anleitung für Admins:
Einführung im Gesamtverein

Wo stehst Du? Und wo willst Du hin?

Vermutlich hast Du ein Vereinskonto angelegt und alles ausprobiert:

• Du kennst die Rollen "Administrator", "Abteilungsleiter" & "Übungsleiter".
• Du hast kleine Abrechnungsläufe durchgeführt.
• Du hast vielleicht die Dokumente (Verträge, Erklärungen, Nachweise...) getestet.

Nun träumst Du davon, dass Dein gesamter Verein mitmacht.

Herausforderungen:

• Es gibt Entscheider, die es zu überzeugen gilt.
• Alle arbeiten im alten System. Ineffizient, aber funktioniert irgendwie.
• Die Umstellung betrifft viele.

Wir erklären Dir hier, wie Großvereine am besten vorgehen, damit es mit der Einführung reibungslos klappt. Kleinere Vereine brauchen nur querzulesen :-)

1. Vorüberlegungen
2. Entscheider überzeugen. Bedenkenträger besänftigen.
3. Schritte bis zum ersten Abrechnungslauf
4. Die Checkliste
5. Später: Dokumentverwaltung

1. Vorüberlegungen

1.1 Abrechnung vor Dokumente!

Es wäre Wahnsinn, mit beiden Modulen "Dokumente" und "Abrechnung" gleichzeitig zu starten.

Bei den allermeisten Vereinen verursacht das nervige "Abrechnen" den größeren Schmerz. Darum solltet Ihr Euch zunächst darauf konzentrieren!

Wenn das Abrechnen von allen Beteiligten sicher beherrscht wird, kommen die "Dokumente" ins Spiel. Z.B. wenn es gilt, die jährliche Freibetragserklärung von allen Übungsleitern einzusammeln. Oder wenn jemand merkt, dass bei 43 Übungsleitern das Führungszeugnis abgelaufen ist...

1.2 Ist- & Soll-Prozesse abgleichen

Könnt Ihr mit dieser Software all das machen, was Ihr machen möchtet?

• Falls nein, überlegt erstmal, ob Ihr Eure Abläufe optimieren solltet, damit es passt. Ihr könntet diverse Sonderregeln glattziehen, die sich über die Jahre angesammelt haben. Warum z.B. müssen alle pro Quartal abrechnen und nur die Fußballer monatlich?
• Vielleicht haben wir einige Dinge auch nur anders benannt, als Ihr es gewohnt seid?
  FAQ durchlesen!
• Oder fehlt wirklich etwas? Bitte bei uns melden, damit wir es programmieren!

Nächster Denkschritt: Vielleicht bietet diese Software etwas, was Euch die Arbeit erheblich erleichtert? Aber Du hast es noch nicht auf dem Schirm? Beispiele:

• Übungsleiter könnten ihre Schiedsrichter-Kosten ganz einfach mit abrechnen.
• Ihr könntet Ehrenamtler o.ä. ebenfalls teilnehmen lassen.

• Darum unbedingt nochmal die ganzen Funktionen durchlesen!

1.3 Ausrollen: "Hau-Ruck" oder "Step-by-Step"?

Folgende Vorgehensweisen  haben wir bei unseren Vereinen gesehen. Jede hat Vor- und Nachteile.

Was empfehlen wir?

• Bei wenigen Abteilungen Variante A2.
• Bei vielen Abteilungen Variante B2. 

1.4 Stammdaten rund um den Verein sauber festlegen 

Abteilungen, Kostenstellen und die Sätze für Stunden & Pauschalen sind die Datenbasis, auf denen alles beruht. Diese sollet Ihr vor dem ersten richtigen Abrechnungslauf sauber festlegen.

Natürlich kann es immer mal sein, dass sich im Laufe der Zeit etwas ändert, z.B. kommt eine neue Abteilung hinzu.

Aber ungefähr jeder 30. Verein merkt, dass das Abteilungs- oder Kostenstellen-Schema fehlerhaft ist. Und hat dann viel Nacharbeit...

2. Entscheider überzeugen. Bedenkenträger besänftigen.

Du bist nun der Experte, der alles vorgedacht hat und leicht auf vereinsspezifische Fragen wie "Was machen wir denn mit den Ehrenamtlern?" oder "Wie sollen wir die Stunden von denen erfassen, die nach Pauschalsätzen abrechnen?" antworten kann.

Mit folgenden Argumenten holst Du alle ins Boot:

So begeisterst Du Entscheider:

• Mit ein wenig Routine benötigen schnelle Vereine nachweislich unter einer Minute pro Abrechnung. Wie lange dauert es aktuell bei Euch?
• Weniger Dummkopfarbeit. Weniger Durcheinander. Weniger Fehler.
• Weniger Kosten (5-10%), wenn Ihr den Übungsleitern in der Abrechnung das Spenden erlaubt.
• Belege rund um die Abrechnung fallen automatisch aus dem System: Verdienstbescheinigungen, Spendenquittungen, Stundenübersichten, Dateien für den Datenexport.

So besänftigst Du Bedenkträger:

• Wie sollen das unsere Ü70-Übungsleiter schaffen?
  Das war bei wirklich allen Vereinen bisher das geringste Problem!
• Wie siehts aus mit Datenschutz & Co.?
  Alles rechtskonform, sicher und gut dokumentiert!
• Für eine so komplexe Umstellung haben wir gar keine Kapazitäten.
  Trifft ein Mann im Wald einen Baumfäller mit stumpfer Axt. "Warum schärfst Du Deine Axt nicht?" "Keine Zeit, muss Bäume fällen..."
• Eine kostenlose Software wird morgen vielleicht abgestellt.
  Der Erhalt ist langfristig gesichert (zum Seitenende scrollen)!

3. Schritte bis zum ersten Abrechnungslauf

3.1 Welcher Monat ist am besten für den Start geeignet?

Eigentlich jeder Monat. Es beginnen dann halt nur die Statistiken mitten im Jahr und Eure Jahresdaten verteilen sich auf Alt- und Neusystem.

Wer einen ganz sauberen Schnitt will, wartet bis zum Jahreswechsel. Das machen rund 20% der Vereine.

3.2 Die Daten aller Übungsleiter ins System bekommen

Dazu könnt Ihr alle Übungsleiter gesammelt zum Mitmachen einladen. Einfach Namen und E-Mail-Adressen importieren und los!

Die Übungsleiter reichen dann ihre aktuellen Daten (Anschrift, Kontoverbindung,...) ein. Ihr könnt die Rückläufer in die große Übungsleiter-Liste übernehmen.

3.3 Zuständigkeiten bestimmen und Nutzer einladen

Diese Zuständigkeiten solltet Ihr intern klären:

• Wer ist Administrator des Vereinskontos?
• Wer ist für die Daten der Übungsleiter zuständig?
• Wer startet Abrechnungsläufe?
• Wer prüft Abrechnungen? Die Zentrale oder die Abteilungsleiter?
• Wer ist für Rückfragen der Übungsleiter zuständig?
• Wer schließt Läufe ab und ist für Überweisungen zuständig?
• Wer versorgt wen mit Auswertungen und Berichten?

Dementsprechend solltet Ihr die Nutzer einladen, die je nach Rolle verschiedene Rechte haben:

• Administratoren
• Manager
• Sachbearbeiter
• Abteilungsleiter

3.4 Spielregeln festlegen

Bei Euch im Verein existieren wahrscheinlich diverse Spielregeln, z.B.:

• Was genau zählt bei Übungsleitern zu den abrechenbaren Stunden?
• Wofür dürfen Fahrtkosten abgerechnet werden?
• Was soll auf welche Kostenstelle gebucht werden?
• Was tun, wenn ein Übungsleiter seine Abrechnung nicht abgibt?
• ...

All das solltet Ihr verschriftlichen und für die betroffenen Personen dauerhaft zugänglich machen.

Übungsleiter:

• Nutzt die Ausfüllhilfen, mit denen Ihr Euren Übungsleitern im Abrechnungsformular Regeln mitgeben könnt.
• Oder hinterlegt Eigene Dokumente, die die Übungsleiter in ihrem Dokumentcenter finden.

Vereinsmitarbeiter & Abteilungsleiter:

• Eigene Dokumente für interne Zwecke hinterlegen.

3.5 Kommunikation ist der Schlüssel

Wie informiert Ihr die beteiligten Personen darüber, dass Abrechnen bald etwas anders funktioniert?

Dafür habt Ihr ja wahrscheinlich etablierte Kommunikationspfade bei Euch im Verein. Ihr wisst am besten, ob die Geschäftsstelle besser direkt mit den Übungsleitern kommuniziert. Oder ob das die Aufgabe der Abteilungsleiter ist.

Bewährt hat sich das hier:

• Meetings mit den Mitarbeitern der Geschäftsstelle
• Mail an Abteilungsleiter, dann (Online-)Meeting.
• Mail an Übungsleiter und freiwilliges Online-Meeting.

So ungefähr könnte die Mail an die Übungsleiter aussehen:

3.6 Ersten Abrechnungslauf starten

Bravo, jetzt habt Ihr alles soweit eingerichtet und alle Betroffenen ins Boot geholt.

Zur Belohnung dürft Ihr den ersten Abrechnungslauf starten!

Erfahrungsgemäß wird es beim Lauf 1 noch ein wenig holprig sein:

• Einige Übungsleiter füllen falsch aus.
• Andere Übungsleiter geben gar nicht ab.

Ab Lauf 2 oder 3 wird aber alles wie am Schnürchen klappen.

Und in der Folge völlig unaufgeregt viele, viele Jahre lang...

4. Die Checkliste

Wir wollen zwar alles digitalisieren, aber manchmal ist eine schöne Checkliste, die bei Dir auf dem Schreibtisch liegt, doch ganz hilfreich, oder?

Mit unserer Checkliste hast Du einen klaren Fahrplan und kannst Deine ToDos schön abhaken.

Nimm entweder unseren PDF-Standard. Oder nutze das Word-Dokument, um daran noch ein wenig herumzubasteln:

5. Später: Dokumentverwaltung

Sobald sich alle an die neue Art des Abrechnens gewöhnt haben, könntet Ihr den nächsten Schritt gehen: Die Digitalisierung aller Übungsleiter-Dokumente von Vertrag bis Kündigung.

Wie das genau funktioniert, erklären wir Dir hier:

• Abrechnen kannst Du. Nun kommen die Dokumente.

Wie geht es jetzt weiter?

Da gibt es zwei Optionen:

Entweder Dein Verein macht bei der Übungsleiter-Verwaltung.de schon mit. Dann kannst Du Dich um das Ausrollen im Gesamtverein kümmern.

Oder Ihr macht noch gar nicht mit. Dann könntest Du Deinen Verein hier registrieren und alles ausprobieren. Dauert 15 Minuten und ist völlig kostenlos: