Abrechnungsläufe & Abrechnungen

Anleitung für Manager & Sachbearbeiter

Worum gehts?

In regelmäßigen Abrechnungsläufen fordert Ihr Eure Übungsleiter per E-Mail auf, online ihr Abrechnungsformular auszufüllen. Die Rückläufer werden geprüft. Sobald alle Abrechnungen abgesegnet sind, könnt Ihr den Lauf abschließen und auszahlen.

Wie das bei Euch im Detail abläuft, hat Euer Vereins-Administrator in den Einstellungen festgelegt:

Abrechnung pro Monat, Quartal oder Halbjahr?
Einladung zur Abrechnung zu Beginn oder am Ende einer Periode?
Abrechnung nach Stunden oder Pauschalen oder beidem?
Können Übungsleiter auch Spesen & Auslagen einreichen?
Dürfen Übungsleiter spenden und bekommen direkt eine Spendenquittung?
Wollt Ihr Vielverdiener im Laufe des Jahres auf Minijobber umstellen, sobald sie den Freibetrag erreicht haben?
...

Ganz schön kompliziert?
Wir schildern hier den typischen Ablauf, damit Du ein Grundverständnis bekommst. Für Details solltest Du vereinsintern geschult werden! Oder Du kämpfst Dich durch die Anleitung für Admistratoren mit vielen FAQs.

Einen Lauf starten

Ihr könnt Euch von uns per E-Mail daran erinnern lassen, dass der nächste Abrechnungslauf ansteht, z.B. der fürs dritte Quartal.

So sieht es dann aus, wenn Ihr den Lauf starten wollt:

übungsleiter abrechnungsformularlaufstart

Alle ausgewählten Übungsleiter werden somit per E-Mail eingeladen, bis zum Fristende online ihre Abrechnungszettel auszufüllen und einzureichen.

Sollte es noch Nachzügler geben, könnt ihr die später separat nachladen.

Und falls sich ein Übungsleiter meldet, weil z.B. sein Name falsch geschrieben ist oder er nicht den richtigen Stundensatz zugeordnet bekommen hat: Abrechnung löschen, Daten ändern, als Nachzügler nochmal einladen.

Abrechnungen im offenen Lauf bearbeiten

So ungefähr sieht ein offener Lauf mit den Abrechnungen Eurer Übungsleiter aus.

übungsleiter abrechnungsformular lauf offen

Abrechnungen können in folgendem Zustand sein:

"offen"/"angefangen": Warten auf den Übungsleiter...
"eingereicht": Jetzt bist Du am Zug!
"Überarbeitung": Du oder jemand anders werkelt herum.
"abgesegnet": Dein Job ist erledigt!

Das Prüfen & Absegnen kannst Du machen. Oder Ihr habt Abteilungsleiter, die dafür zuständig sind - und Du brauchst sie nur zu koordinieren:

1. Übungsleiter zur Abgabe anregen

Ihr in der Zentrale könnt alle trödelnden Übungsleiter auf Knopfdruck ermahnen, dass sie endlich abgeben sollen. Dafür gibt es mehrere "Schärfegrade", denn es ist Mist, wenn Ihr nicht weiterkommt und dann alle anderen auf ihr Geld warten müssen.

Optionen, wenn sich gar nichts bewegt:

Direkt mit den betreffenden Übungsleitern sprechen.
Übernehme eine Abrechnung (einfach öffnen und auf den betreffenden Knopf drücken) und rechne sie mit einer 0 oder einer Schätzung ab.

2. Stammdaten übernehmen

Bei jeder Abrechnung können Übungsleiter Änderungen ihrer Anschrift oder Bankverbindung angeben. Hier hat der Ralf mitgeteilt, dass er neuerdings in der "Neuralfstraße 1" wohnt:

Du kannst diese Änderungswünsche prüfen und in die Stammdaten übernehmen.

3. Abrechnung prüfen und korrigieren

Wenn Du eine einzelne Abrechnung öffnest, siehst Du verschiedene Abschnitte. Und je Abschnitt verschiedene Zeilen mit konkreten Angaben zu Stunden, Pauschalen, Auslagen oder Spesen.

übungsleiter abrechnung offene abrechnung

Hier kannst Du kontrollieren und ggf. etwas ändern. Wie das funktioniert, ist selbsterklärend: "Bearbeiten"-Knopf drücken und los!

Keine Angst vor Fehlern: Falls Du Dich irgendwo irrst, kann das in der nächsten Abrechnung im Abschnitt "Korrekturen" verbessert werden.

4. Abrechnung absegnen

Für die Absegnung brauchst Du einfach nur auf den "Absegnen"-Knopf drücken.

Fertig!

Einen Abrechungslauf abschließen

Sobald alle Abrechnungen abgesegnet sind, kann jemand mit der Rolle "Manager" (oder natürlich "Admin") den Lauf abschließen.

Das passiert:

Der Abrechnungslauf verwandelt sich von "offen" zu "fertig".
Alle PDF-Abrechnungen werden generiert.
Die Übungsleiter bekommen Links zu ihren PDFs zugemailt.

So sieht für Dich ein fertiger Lauf aus:

Ihr, die Ihr in der Zentrale arbeitet, könnt nun PDFs ausdrucken und Statistiken herunterladen.

Und natürlich auszahlen. Dafür gibt es eine sogenannte SEPA.xml-Datei mit allen Überweisungen, die Ihr in Eurem Online-Banking für eine Sammelüberweisung nutzt.

Und in ein paar Wochen geht's weiter mit dem nächsten Lauf...

Was tun bei Fehlern im fertigen Lauf?
Entweder Du trägst kleine Fehler im nächsten Lauf unter "Korrekturen" nach. Oder Du öffnest den Lauf nochmal (Knopf ganz unten auf der Seite), werkelst an der betroffenen Abrechnung herum oder lädst Nachzügler ein. Und schließt den Lauf erneut ab.