Die Arbeit mit Übungsleiter-Dokumenten

Worum gehts?

Die Arbeit mit den Übungsleiter-Dokumenten findet in den beiden Bereichen Verträge & Erklärungen und Nachweise & Lizenzen statt.

Es kann sein, dass Ihr gar nicht damit arbeitet und über unser System nur die Abrechnungen macht. Oder dass Euer Administator nur einen der beiden Bereiche freigeschaltet hat.

Aber das kannst Du ja leicht sehen.

Auf jeden Fall hat Euer Administrator die Dokumenttypen und Vorlagen festgelegt, mit denen Ihr arbeitet. Falls Du etwas Neues brauchst oder etwas geändert haben willst: Frag ihn!

Wie die Arbeit mit den verschiedenen Dokumenten funktioniert, erfährst Du auf dieser Seite.

Es ist wirklich nicht schwierig.

Mit Verträgen & Erklärungen arbeiten

Auf einer Übersichtsseite siehst Du alle Übungsleiter mit ihren Verträgen und Erklärungen. Von hier aus regelst Du alles:

Wie entsteht ein neues Dokument?

Dafür gibt es drei Möglichkeiten:

1. Bestand hochladen

Du klickst in der Liste auf einen Übungsleiter und kommst auf dessen Unterseite. Dort klickst Du "Existierendes PDF hochladen".

2. Neues Dokument erstellen

Auf der Übungsleiter-Unterseite klickst Du auf "Neu von Vorlage". Dann suchst Du die betreffende Vorlage aus und kannst in einem einfachen Editor die Vorlage anpassen. In einem Arbeitsvertrag könntest Du z.B. das Startdatum und den passenden Stundensatz einsetzen.

Dann schaust Du Dir die Vorschau an und versendest das Dokument zur Online-Unterschrift.

3. Sammel-Erklärungen einholen

Verträge sind individuell. Erklärungen sind meist für alle Übungsleiter identisch. Darum kannst Du auf der Übersichtsseite auf "Sammelerklärung" klicken und dann alle betroffenen Übungsleiter anklicken, die diese Erklärung unterschreiben sollen.

Und schon werden sie alle auf einmal eingeladen.

Wie kommt die Vereinsunterschrift unter den Vertrag?

Erklärungen werden nur vom Übungsleiter unterschrieben. Verträge hingegen von beiden Parteien. Wie kommt die Vereinsunterschrift unter Verträge? Euer Administrator hat für Euch einen dieser Wege festgelegt:

• unter jeden Vertrag malt unser System die Unterschrift von Eurem Standard-Verträge-Unterschreiber
• zu jedem Vertrag könnt Ihr ein oder zwei Unterschreiber auswählen, deren Unterschriften unter den Vertrag gemalt werden
• zu jedem Vertrag könnt Ihr ein oder zwei Unterschreiber auswählen, die vor dem Übungsleiter zur Online-Unterschrift eingeladen werden

Welche Phasen durchläuft ein Dokument?

Zunächst ist ein Dokument im "Entwurf".

Sobald Ihr es losschickt ist es "angefragt", weil der Übungsleiter unterschreiben soll. Oder "intern angefragt", weil ein Vereinsvertreter unterschreiben soll. An Trödler könnt Ihr in dieser Phase Erinnerungsmails versenden.

Falls der Übungsleiter nicht einverstanden ist, kann er "Änderungswünsche" mitteilen, auf die Du reagieren kannst, z.B. änderst Du wirklich etwas und sendest ihm eine neue Version zur Unterschrift.

Der Übungsleiter hat unterschrieben und das Dokument ist somit "fertig".

Oder er hat unterschrieben, aber zuvor noch seine Adresse korrigiert. Dann ist es "eingereicht" und Du kannst die Änderungen in die Stammdaten des Übungsleiters übernehmen.

Das solltest Du auch noch wissen:

• Es muss nicht alle online laufen. Du, der Vereinsvertreter oder der Übungsleiter kann immer auch ausdrucken & von Hand unterschreiben. Dann müsste nur irgendjemand das unterschriebene Dokument einscannen und hochladen...
• Minderjährige sollten Verträge ausdrucken und zusätzlich von einem Erziehungsberechtigten unterschreiben lassen. Darauf weist das Programm hin, Ihr könnt das aber auch ignorieren.
• Bei der jährlichen Freibetragserklärung können Übungsleiter ihren individuellen Freibetrag angeben, der erstens in die Erklärung gesetzt wird und den Ihr zweitens dann auch in die Stammdaten des Übungsleiters übernehmen könnt.

Mit Nachweisen & Lizenzen arbeiten

Auf einer Übersichtsseite siehst Du alle Übungsleiter mit ihren Nachweisen und Lizenzen. Von hier aus regelst Du alles:

Wie entstehen neue Nachweise & Lizenzen?

Dafür gibt es drei Möglichkeiten:

1. Bestand hochladen

Du klickst in der Liste auf einen Übungsleiter und kommst auf dessen Unterseite. Dort klickst Du "Bestand hinterlegen".

2. Neu anfordern

Auf der Übungsleiter-Unterseite klickst Du auf "Neu anfordern". Dann suchst Du den betreffenden Typ aus und los gehts: Der Übungsleiter erhät eine E-Mail-Aufforderung, innerhalb einer gesetzten Frist bitte den entsprechenden Beleg hochzuladen.

3. Gesammelt neu anfordern

Auf der Übersichtsseite wählst Du den betreffenden Typ aus und kannst dann aus allen Übungsleitern auswählen, die noch keines von diesem Typ haben.

Und schon werden sie alle auf einmal aufgefordert.

Welche Phasen durchlaufen Nachweise & Lizenzen?

Das erkennst Du an einem Ampelsystem. Wichtig zu wissen: Verträge & Erklärungen sind ewig gültig. Nachweise & Lizenzen haben hingegen meist ein Ablaufdatum und müssen erneuert werden.

• neu angefragt
  Du wartest darauf, dass der Übungsleiter etwas hochlädt.
• eingereicht
  Du kannst den hochgeladenen Beleg nun prüfen.
• gültig bis...
  Nachweis oder Lizenz ist gültig bis zu einem gewissen Datum.
• fällig
  Der Übungsleiter wurde automatisch x Monate vor Ablauf erinnert, dass er erneuern soll.
• abgelaufen
  Der Übungsleiter hats leider nicht rechtzeitig geschafft.

Dazu gibts noch die Sonderfälle verweigert, d.h. der Übungsleiter meldet, dass er nicht einreichen mag. Und abgelehnt bedeutet, dass Ihr etwas am Eingereichten bemängelt und der Übungsleiter nun einen anderen Beleg hochladen soll. 

Das solltest Du auch noch wissen:

• Es muss nicht alle online laufen. Der Übungsleiter kann Euch natürlich auch einen "Zettel" zukommen lassen, den Ihr dann verarztet.
• Spezialfall "erweitertes Führungszeugnis": Nach Prüfung wird nur die Gültigkeit vermerkt, der Beleg aber aus Datenschutzgründen gelöscht. Und wenn Euer Administrator es so eingerichtet hat, kannst Du den Übungsleitern ein Gebührenbefreiungsschreiben fürs Amt mitgeben.
• Lizenzen sind oft wichtig fürs Gehalt. Darum werden Dir die Lizenzen des Übungsleiters an anderen Stellen eingeblendet. Z.B. wenn Du den Vertrag machst oder die Stundensätze festlegst.

Wie geht es jetzt weiter?

Du hast hoffentlich eine E-Mail von Deinem Verein bekommen, mit der Du in der Rolle "Manager" oder "Sachbearbeiter" zum Mitmachen eingeladen wirst.

Diese Einladung könntest Du nun annehmen - und loslegen...

Viel Spaß!

Falls Dein Verein noch nicht mitmachen sollte, kann er sich hier registrieren: