Anleitung für Manager & Sachbearbeiter

Worum geht's überhaupt?

Dein Verein wird digitaler und möchte, dass Ihr die Übungsleiter zukünftig online managt. Dafür habt Ihr ein Vereinskonto bei Übungsleiter-Verwaltung.de angelegt und Euer Administrator hat Dich in der Rolle "Manager" oder "Sachbearbeiter" eingeladen.

Du bist zukünftig dafür da, die eigentliche Arbeit zu machen ;-)

• Übungsleiter-Liste aktuell halten und neue Übungsleiter einladen
• Dokumente verwalten: Verträge, Erklärungen, Nachweise, Lizenzen 
• Abrechnungsläufe durchführen
• Berichte, Auswertungen & Statistiken ziehen

Hier erfährst Du, wie Du das online machst.

Am Anfang ist das für Dich vielleicht etwas ungewohnt, aber schon nach kurzer Zeit wirst Du es lieben.

Versprochen!

P.S.: Der einzige Unterschied zwischen Manager und Sachbearbeiter ist, dass Manager Abrechnungsläufe final freigeben können, nachdem alle einzelnen Abrechnungen geprüft und abgesegnet wurden.

Es beginnt mit einer Einladung per E-Mail

Derjenige aus Eurer Geschäftsstelle, der für dieses Abrechnungstool zuständig ist, lädt Dich dazu ein, als Nutzer mit der Rolle "Manager" oder "Sachbearbeiter" mitzumachen.

Du bekommst eine E-Mail mit einem temporären Passwort und kannst Dich einloggen, indem Du...

• auf den Link in der E-Mail klickst
• den großen orangenen "Login für Vereine"-Button oben rechts hier auf unserer Webseite nutzt

Hier loggst Du Dich mit E-Mail & Passwort ein:

Das funktioniert am PC, Tablet oder Smartphone - wie Du magst. Einfach im Browser. Am PC geht das Arbeiten allerdings am einfachsten von der Hand.

Eine App brauchst Du nicht.

Dein Dashboard

...gibt Dir eine Übersicht darüber, was aktell ansteht:

Dazu bekommst Du noch ein paar Statistiken angezeigt.

Von Deinem Dashboard aus kannst Du Dich zu Deinen verschiedenen Aufgaben durchklicken.

1. Übungsleiter-Liste aktuell halten

Damit Ihr vernünftig mit der Übungsleiter-Verwaltung arbeiten könnt, sollten Eure hinterlegten Übungsleiter immer auf dem aktuellen Stand sein.

Am Anfang reicht es völlig, wenn Ihr Euch die Basis-Daten zu jedem Übungsleiter hinterlegt:

• Name, E-Mail-Adresse
• Vertragsbeginn
• erlaubte Stundensätze und/oder Pauschalsätze

Den Rest (Anschrift, Bankverbindung,...) füllen die Übungsleiter bei ihrer ersten Vertragsunterschrift oder Abrechnung selbst aus - und können später auch Änderungen vornehmen.

So sieht die Übersichtsseite zu den Übungsleitern aus:

Und hier könnt Ihr die Daten eines Übungsleiters bearbeiten:

Jeder Übungsleiter hat einen Status:

• aktiv
• pausiert: wird bei Erklärungen, Nachweisen,... weiterhin berücksichtigt, aber nicht bei den Abrechnungen
• inaktiv: wird weder bei den Dokumenten noch bei den Abrechnungen berücksichtigt

Falls sich mal die Stundensätze oder Pauschalsätze ändern sollten, kann Euer Administrator das zentral für alle betroffenen Übungsleiter anpassen.

Ihr dürft das aber nicht :-)

2. Dokumente verwalten: Verträge, Erklärungen, Nachweise, Lizenzen

Dokumente verwaltest Du in zwei verschiedenen Bereichen:

Verträge & Erklärungen

Übungsleiter sollen online etwas unterschreiben, z.B. den Arbeitsvertrag, den Ehrenkodex oder die jährliche Freibetragserklärung.

Auf Basis von Vorlagen passt Ihr die Dokumente für den jeweiligen Übungsleiter an und reicht sie dann zur Online-Unterschrift weiter. 

Verträge sind individuell. Erklärungen sind meist für alle identisch. Darum könnt Ihr Erklärungen auch gesammelt anfordern.

Nachweise & Lizenzen

Hier müssen die Übungsleiter nichts unterschreiben, sondern etwas hochladen, z.B. das erweiterte Führungszeugnis oder eine C-Lizenz.

Nachweise & Lizenzen haben ein Ablaufdatum und werden eine gewisse Zeit vor Ablauf fällig, d.h. die Übungsleiter bekommen automatisch eine E-Mail, dass sie sich bitte um die Erneuerung kümmern mögen.

3. Abrechnungsläufe durchführen

Die Idee der Übungsleiter-Abrechnung ist folgende:

1. Für jeden Abrechnungszeitraum startet Ihr einen neuer Abrechnungslauf: Alle Übungsleiter werden eingeladen, ihren Abrechnungszettel auszufüllen und einzureichen. Pro Monat oder pro Quartal oder wie immer Ihr das handhabt.
2. Wenn Übungsleiter abgegeben haben, kannst Du diese online prüfen, korrigieren und absegnen. Oder diesen Job erledigen bei Euch die Abteilungsleiter, dann brauchst Du nur zu schauen, dass die gut arbeiten.
3. Sind alle Abrechnungen aus allen Abteilungen abgesegnet, schließt der Manager den Lauf ab. Alle Übungsleiter bekommen ihre fertigen PDF-Abrechnungen und es wird ausgezahlt.

4. Berichte, Auswertungen & Statistiken ziehen

Okay, das ist der einfachste Teil:

Übungsleiter-Liste als PDF/CSV
Die kannst Du Dir auf der Übungsleiter-Übersichtsseite so basteln, wie Du sie gerne hättest. Also z.B. mit oder ohne die zugehörigen Dokumente des Übungsleiters.

Abrechnungslauf-Berichte
Die findest Du zu fertigen Abrechnungsläufen als PDF und CSV, z.B. eine PDF-Abteilungsauswertung oder eine CSV-Datei mit allen Zeilen von allen Abrechnungen des Laufes

Sammelbelege
Unter diesem Menüpunkt kannst Du Dir Allerlei für ganze Geschäftsjahre herunterladen. Z.B. Stundenübersichten für die Beantragung von Fördergeldern. Oder Verdienstnachweise. Oder Jahres-Abteilungsauswertungen. Oder, oder, oder.

Statistiken
Unter diesem Menüpunkt findest Du diverse Diagramme plus zugehörige CSVs, die Du im Datumsbereich beliebig eingrenzen kannst. Schaus Dir mal an, die Liste ist lang.

Ganz so einfach ist das alles natürlich nicht...

Unsere Verwaltungssoftware ist simpel und quasi narrensicher zu bedienen.

Aber wie Euer Verein das, was in der Realität passiert, in der Software umsetzen möchte, muss er Euch Mitarbeitern natürlich beibringen.

Beispiel: Was sollst Du tun, wenn ein Übungsleiter seine Abrechnung partout nicht einreicht und alle auf ihn warten müssen?

• Abrechnung löschen?
• Mit 0 abrechnen?
• Mit Schätzung abrechnen?
• Im nächsten Monat korrigieren?
• Oder "Pech gehabt"?

Darum vermitteln wir Dir hier nur ein Grundverständnis - für die Details bekommst Du eine Schulung vom Verein.

Wie geht es jetzt weiter?

Du hast hoffentlich eine E-Mail von Deinem Verein bekommen, mit der Du in der Rolle "Manager" oder "Sachbearbeiter" zum Mitmachen eingeladen wirst.

Diese Einladung könntest Du nun annehmen - und loslegen...

Viel Spaß!

Falls Dein Verein noch nicht mitmachen sollte, kann er sich hier registrieren: