Anleitung für Übungsleiter
So füllst Du online Dein Abrechnungsformular aus
Es beginnt mit einer Einladung per E-Mail
Du bekommst regelmäßig Einladungslinks von Deinem Verein zugemailt. Jeden Monat, jedes Quartal - oder wie auch immer Ihr bei Euch im Verein abrechnet.
Der Link führt Dich direkt zu Deinem Abrechnungsformular, das Du online im Browser ausfüllen kannst.
Mit der App gehts auch
Dann bist Du immer eingeloggt und wirst über Pushnachrichten informiert.
Anleitung: App installieren
So ungefähr sieht Dein Abrechnungsformular aus:
Das funktioniert am PC, Tablet oder Smartphone - wie Du magst.
- Du brauchst keine App und keinen eigenen Zugang. Du kannst direkt loslegen.
- Du kannst jederzeit zwischenspeichern und später mit dem Link aus der E-Mail weitermachen.
- Bitte lass Dir nicht allzu lange Zeit: Erst wenn ALLE Übungsleiter fertig sind, kann der Verein auszahlen
Wann bekommst Du die Einladung?
Einige Vereine möchten, dass Du nach dem Monats- oder Quartalsende alles auf einmal ausfüllst. Andere Vereine laden Dich schon zu Beginn ein. Dann kannst Du mit dem Link parallel zu Deiner Arbeit Deine Tätigkeiten erfassen.
So füllst Du das Abrechnungsformular aus
Wir führen Dich in mehreren Schritten durch Dein Übungsleiter-Abrechnungsformular:
Schritt 1: Stammdaten überprüfen
Als erstes kontrollierst Du, ob Deine Anschrift und Deine Bankverbindung noch stimmen:
Einige Vereine möchten, dass Du zusätzlich angibst, auf welche Mannschaft oder Trainingsgruppe sich Deine Abrechnung bezieht.
Schritt 2: Wie viel hast Du gearbeitet?
Im Hauptteil machst Du Angaben dazu, wie viele Stunden (oder Pauschalen) Du geleistet hast.
Wie Du das genau angeben sollst, hat Dein Verein voreingestellt.
Variante "Monatsangaben"
Einigen Vereinen reicht es, wenn Übungsleiter sagen "14,5 Stunden m Oktober":
Variante "Tagesangaben"
Die meisten Vereine möchten es gerne stunden- und tagesgenau. Dafür bekommst Du eine Kalenderansicht und kannst auf die jeweiligen Tage klicken, um Angaben zu machen.
Um Dir die Arbeit zu erleichtern, steht eine Ausfüllautomatik bereit, mit der Du Deinen Kalender schnell bestücken kannst:
Das, was Du mit der Automatik zuviel eingetragen hast, löscht Du einfach wieder...
Optional: Spesen und Auslagen
Einige Vereine rechnen mit dem Übungsleiter-Abrechnungsformular auch Spesen und Auslagen ab, z.B. Übernachtungen oder Schiedsrichtergebühren.
Du hast dann die Möglichkeit, entsprechende Angaben zu machen und Belege einzureichen.
Optional: Fahrtkosten
Bei einigen Vereinen kannst Du auch Fahrtkosten nach vorgegebener km-Pauschale abrechnen.
Du bekommst dafür einen Kalender angezeigt, in dem alle Deine Arbeitstage markiert sind. Und natürich gibt es auch hier eine Ausfüllhilfe, damit Du z.B. für alle Dienstage auf einmal "Wohnort->Europahalle" und "12km" eintragen kannst.
Schritt 3: Kontrollieren und einreichen
Im letzten Schritt zeigen wir Dir noch mal alle Deine Angaben in einer langen Liste.
Falls etwas nicht stimmen sollte, kannst Du einfach an die betreffende Stelle springen und nachbessern.
Als allerletztes unterschreibst Du virtuell und gibst ab:
Warten und kassieren ;-)
Direkt nach dem Einreichen siehst Du eine vorläufige Version Deiner Abrechnung, die Du als PDF speichern kannst:
Nach und nach überarbeitet Deine Vereinszentrale alle eingereichten Abrechnungen - und gibt sie frei.
Sobald ALLE Übungsleiter artig abgegeben haben, kann die Zentrale die Abrechnungsperiode abschließen.
- Du bekommst dann einen neuen Link per E-Mail zugesendet, um Deine fertige PDF-Abrechnung (und alle alten) herunterzuladen.
- Der Verein startet dann hoffentlich auch die Auszahlungen auf Dein Bankkonto.
Einige Wochen später beginnt das Spiel von vorne...
Verdienstbescheinigung fürs Finanzamt
Dein Verein wird Dir am Jahresende einen Link zu Deinen persönlichen "Dokumentcenter" senden. Dort kannst Du Dir Deine Verdienstbescheinigung und alle Abrechnungen auf einmal holen.
FAQ - Typische Fragen von Übungsleitern
Ich hab keine E-Mail mit einem Einladungslink bekommen.
Frag Deinen Verein, er kann Dir die Einladung einfach nochmal schicken.
Oder logge Dich einfach mit Deiner E-Mail-Adresse ein. Wir schicken Dir dorthin ein Einmal-Passwort.
Oder Du installierst die App, dann bist Du immer eingeloggt. App installieren!
In dem betreffenden Zeitraum habe ich gar nicht gearbeitet.
Gib bitte ein leeres Abrechnungsformular ab - mit einem Endbetrag von 0 Euro.
Klick-Klick-Klick, das geht in 30 Sekunden. Und Deine Geschäftsstelle weiß Bescheid.
Ansonsten denkt sie, Du würdest trödeln.
Was passiert, wenn ich nicht rechtzeitig abgebe?
Das kommt darauf an, wie nett Dein Verein ist.
Einige erinnern Dich 27x freundlich. Andere schätzen, was Du verdient haben könntest. Und harte Vereine setzen Dich auf 0.
Auf jeden Fall ist es Mist, denn alle anderen Übungsleiter warten Deinetwegen auf ihr Geld!
Ich habe meine Abrechnung eingereicht, würde aber nachträglich gerne noch etwas ändern.
Frag Deinen Verein, er kann Deine eingereichte Abrechnung wieder für Dich öffnen und Dir nochmal den Link zum Bearbeiten schicken.
Ich bekomme weniger ausgezahlt, als ich eingereicht habe.
Dort, wo Du online Deine fertige Abrechnung anschaust, findest Du Deine eingereichte Abrechung weiter unten. Und kannst genau nachvollziehen, was sich geändert hat.
Was passiert, wenn eine fertige Abrechnung Fehler enthält?
Melde das Deinem Verein. In der nächsten Abrechnung kann das Malleur nach oben oder nach unten korrigiert werden.
Kann ich mein Geld auch auf ein Konto im Ausland ausgezahlt bekommen?
Ja, wenn Dein Konto eine IBAN hat und man es per SEPA erreichen kann. Also Europa ja, Amerika, Asien oder Afrika nein.
Meine E-Mail-Adresse (oder mein Name) hat sich geändert.
Bitte direkt dem Verein mitteilen, der ändert das.
Sind meine Daten sicher?
Unsere Übungsleiter-Abrechnung ist gut geschützt und nicht leicht zu hacken. Selbst wenn es einem Profi gelingen würde, wäre der Nutzen gering:
- Deine E-Mail-Adresse und Abrechnungsbeträge sind für Angreifer wenig wert.
- Eine missbräuchliche Abbuchung von Deinem Konto (nach dem Ergaunern Deiner IBAN) könntest Du innerhalb von 13 Monaten rückgängig machen.
- Manipulationen an Deine Kontodaten werden intern geprüft und verhindert.
Kurz gesagt: Ein Angriff wäre weder lohnenswert noch für dich riskant. Deine Daten sind sicher.
P.S.: In allen PDFs wird Deine IBAN natürlich weitgehend ausgeXXXXt.
Wie geht es jetzt weiter?
Du hast hoffentlich eine E-Mail von Deinem Verein bekommen, die einen Einladungslink zu Deinem ersten Übungsleiter-Abrechnungsformular enthält.
Auf diesen Link könntest Du nun klicken - und loslegen...
Viel Spaß!
Falls Dein Verein noch nicht mitmachen sollte, kann er sich hier registrieren:
