Anleitung für Übungsleiter

So reichst Du online Nachweise & Lizenzen ein

Es beginnt mit einer E-Mail

Du bekommst von Deinem Verein eine E-Mail, in der Du gebeten wirst, online erstmalig einen Nachweis oder eine Lizenz einzureichen. Ein erweitertes Führungszeugnis. Eine C-Lizenz. Oder was auch immer.

Oder ein Nachweis oder eine Lizenz ist abgelaufen und Du sollst sie erneuern, das kann natürlich auch sein.

In der E-Mail findest Du einen Link, der Dich zum Hochladen führt.

Mit der App gehts auch
Dann bist Du immer eingeloggt und wirst über Pushnachrichten informiert.
Anleitung: App installieren

Der Ablauf ist dann ungefähr so:

Du lädtst das Dokument als PDF hoch.
Der Verein prüft das, was Du hochgeladen hast.
Du findest das Dokument in Deinem Dokumentcenter - plus eine Angabe, wie lange es gültig ist.

Wir schauen uns das jetzt mal genauer an...

So gehst Du beim Hochladen vor

Als Beispiel nehmen wir ein Führungszeugnis, das kommt am häufigsten vor.

1. Entscheiden, was Du tun möchtest

Das sieht ungefähr so aus:

Du hast die Wahl:

PDF hochladen

Du lädst Dein Führungszeugnis als PDF hoch.

Auf anderem Wege einreichen

Du informierst Deinen Verein, dass Du das Führungszeugnis in der Geschäftsstelle abgibst oder per Post schickst.

Einreichung ablehnen

Du begründest kurz, warum Du nicht einreichen willst.

2. Auf die Reaktion des Vereines warten

Sagen wir, Du hast Dein Führungszeugnis hochgeladen. Dann wird es in den nächsten Tagen vom Verein geprüft und Du bekommst das Ergebnis per E-Mail mitgeteilt:

Wenn es akzeptiert wird, findest Du im Dokumentcenter den Eintrag, dass es gültig ist bis...
Wenn nicht, bekommst Du den Ablehnungsgrund. Und die Chance, es nochmal zu versuchen.

3. Gültiges Führungszeugnis anschauen

So ungefähr sieht das Führungszeugnis dann in Deinem Dokumentcenter aus:

Dort steht auch, bis wann es gültig ist.

Normalerweise wirst Du einige Monate vor Ablauf automatisch daran erinnert, dass Du Dich so langsam um die Erneuerung kümmern solltest.

FAQ - Typische Fragen von Übungsleitern

Ich hab keine E-Mail mit einem Einladungslink bekommen.

Frag Deinen Verein, er kann Dir die Einladung einfach nochmal schicken.

Du kannst Dich aber auch einfach mit Deiner E-Mail-Adresse einloggen. Zur Sicherheit schicken wir dorthin ein Einmal-Passwort. Und schon bist Du drin.

Oder Du installierst die App, dann bist Du immer eingeloggt. App installieren!

Ich habe hier ein Blatt Papier. Wie mache ich daraus ein PDF?

Installiere Dir einfach ein kostenlose Scan-App auf Deinem Smartphone. Damit fotografierst Du den oder die Zettel und schwupps wird ein PDF daraus. So eine App kannst Du immer gut gebrauchen!

Alternativ schickst Du Deinem Verein eine klassische Kopie per Post.

Ich habe hier ein Foto. Wie kann ich daraus ein PDF machen?

Wir arbeiten an einem besseren Hochladen, das auch Fotos frisst und daraus für Dich PDFs macht. Solange bitten wir Dich, das PDF selbst zu basteln. Z.B. mit Word.

Alternativ mailst Du Deinem Verein das Foto und der macht ein PDF daraus. Oder Du druckst es aus und schickst es per Post.

Ich mag mein erweitertes Führungszeugnis nicht hochladen. Stichwort Datenschutz!

Du hast völlig recht, Dein Verein darf Dein erweitertes Führungszeugnis nicht dauerhaft speichern. Du reichst es nur zur Prüfung ein. Dein Verein vermerkt dann, dass Du es vorgelegt hast. Und danach wird dieser Nachweis komplett gelöscht.

Darum kannst Du in Deinem Dokumentcenter auch nur sehen, bis wann Dein Führungszeugnis noch gültig ist. Der Beleg fehlt aber.

Als ich das Führungszeugnis beantragen wollte, sollte ich auf dem Amt eine Gebühr bezahlen.

Eigentlich solltest Du vom Verein ein Gebührenbefreiungsschreiben als PDF bekommen haben. Schau nochmal dort nach, wo Du das Führungszeugnis hochladen kannst.