Aufwandsentschädigung im Verein abrechnen

Überblick für die Praxis: Was gilt für wen und wie dokumentiert ihr es richtig?

Ehrenamt lebt von Engagement. Trotzdem entstehen im Vereinsalltag Zeitaufwand, Fahrtkosten, Auslagen und manchmal regelmäßige Tätigkeiten, die vergütet werden sollen.

Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale, Auslagenersatz oder andere Vergütungsformen.

Für Vereine ist wichtig: Nicht jede Zahlung ist gleich. Und nicht jede Aufwandsentschädigung wird gleich abgerechnet.

Welche Formen der Aufwandsentschädigung gibt es?

Im Verein kommen häufig diese Fälle vor:

Übungsleiterpauschale für Trainer, Betreuer oder Kursleiter
Ehrenamtspauschale für allgemeine ehrenamtliche Tätigkeiten
Auslagenersatz für tatsächlich entstandene Kosten
Fahrtkostenerstattung
Honorare oder sonstige Vergütungen

Jede Form hat eigene Voraussetzungen und sollte sauber dokumentiert werden.

Übungsleiterpauschale

Die Übungsleiterpauschale betrifft bestimmte begünstigte Tätigkeiten, zum Beispiel Trainer oder Ausbilder. Stand 2026 können bis zu 3.300 Euro pro Jahr steuerfrei bleiben, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

Für Vereine bedeutet das: Tätigkeit, Umfang, Vereinbarung und Auszahlung sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.

Ehrenamtspauschale

Die Ehrenamtspauschale ist für viele allgemeine ehrenamtliche Tätigkeiten relevant. Sie ist niedriger als die Übungsleiterpauschale, aber breiter einsetzbar.

Typische Tätigkeiten können organisatorische Aufgaben, Vorstandstätigkeiten oder Unterstützung im Vereinsbetrieb sein.

Auslagenersatz und Fahrtkosten

Beim Auslagenersatz geht es nicht um eine pauschale Vergütung, sondern um tatsächlich entstandene Kosten. Beispiele:

Fahrtkosten
Porto
Material
Übernachtungskosten
Verpflegung im zulässigen Rahmen

Hier sind Belege besonders wichtig. Der Verein sollte klar unterscheiden, ob er eine Tätigkeit vergütet oder Ausgaben ersetzt.

Warum klare Prozesse wichtig sind

Viele Fehler entstehen, weil Zahlungen nicht eindeutig zugeordnet werden. Deshalb sollte jede Auszahlung beantworten:

Wofür wird gezahlt?
An wen wird gezahlt?
Auf welcher Grundlage wird gezahlt?
Welche Nachweise liegen vor?
Wer hat geprüft und freigegeben?
Wurde die Zahlung dokumentiert?

Ohne diese Klarheit wird die Buchhaltung unnötig kompliziert.

Wenn ihr regelmäßig Übungsleiter oder ehrenamtliche Tätigkeiten abrechnet, lohnt sich ein digitaler Prozess. Besonders im Übungsleiterbereich könnt ihr mit Übungsleiter-Verwaltung.de viel Aufwand sparen.