Ehrenamt im Verein verwalten und abrechnen

So organisierst du Ehrenamtler endlich sauber und kostenlos.

Ehrenamtliche halten Vereine am Laufen. Sie helfen bei Veranstaltungen, begleiten Gruppen, übernehmen organisatorische Aufgaben und springen dort ein, wo sonst etwas liegenbleiben würde. Gerade deshalb ist es erstaunlich, wie oft ihre Verwaltung im Alltag nur irgendwie mitläuft.

Da gibt es eine Liste in Excel, dazu ein paar E-Mails, irgendwo eine Vereinbarung als PDF, die Bankverbindung in einer alten Nachricht und die letzte Abrechnung in einem Ordner, den gerade niemand findet. Sobald aber mehrere Ehrenamtler, unterschiedliche Tätigkeiten oder regelmäßige Auszahlungen dazukommen, wird daraus schnell ein unnötig komplizierter Prozess.

Mit Übungsleiter-Verwaltung.de können Vereine jetzt nicht mehr nur klassische Übungsleiter verwalten, sondern auch andere Gruppen — zum Beispiel Ehrenamtler — passend abbilden.

Kurzanleitung für Ehrenamtler in der Übungsleiter-Verwaltung.de

Schon über 500 Vereine & 15.000 Übungsleiter nutzen die Profi-Lösung bereits. Seit Anfang 2026 kann man nun auch Ehrenamtler mitverwalten und abrechnen.

Du registrierst Deinen Verein ganz normal und probierst in 15 Minuten alles aus. Dabei gehts natürlich immer und überall nur um "Übungsleiter".
Wenn Du alles verstanden hast, aktivierst Du die Option "Ehrenamtler" und benennst einzelne oder alle Übungsleiter entsprechend.
Im internen Bereich werden Ehrenamtler entsprechend gekennzeichnet.
Die Ehrenamtler selbst werden in E-Mails und in ihrem Bereich als "Ehrenamtler" angesprochen.

Wahlweise kannst Du Übungsleiter & Ehrenamtler parallel in einem Konto verwalten und abrechnen. Oder Du erstellst ein separates Vereinskonto alleine für die Ehrenamtler.

Ehrenamtler passend benennen statt mitlaufen lassen

Nicht jeder Mensch, der im Verein dokumentiert, verwaltet oder abgerechnet wird, ist automatisch ein Übungsleiter. In vielen Vereinen wäre diese Bezeichnung für bestimmte Personen schlicht unpassend.

Mit dem neuen Feature kann in den Einstellungen statt „Übungsleiter“ auch „Ehrenamtler“ gewählt werden. Das hat direkte Auswirkungen auf die gesamte Kommunikation:

In E-Mails wird die Person als Ehrenamtler angesprochen
In Formularen und Abrechnungen steht Ehrenamt-Abrechnung
Auch bei Überweisungen erscheint die passende Bezeichnung
Im System wird die Gruppe mit einem eigenen lila Tag gekennzeichnet

Ehrenamt-Abrechnung ohne Excel-Listen und Papierchaos

Viele Vereine suchen keine überkomplizierte Speziallösung. Sie wollen vor allem endlich einen geordneten Ablauf. Wer gehört zu welcher Gruppe? Welche Pauschale gilt? Welche Unterlagen fehlen noch? Wer prüft und gibt frei?

Gerade bei Ehrenamtlern gibt es sehr unterschiedliche Modelle. Manche erhalten eine feste Pauschale, andere rechnen einzelne Einsätze ab. Manche werden monatlich berücksichtigt, andere nur gelegentlich.

Mit Übungsleiter-Verwaltung.de lässt sich dieser Ablauf deutlich besser ordnen. Der Verein kann die Gruppe mit ihrer eigenen Bezeichnung und ihren eigenen Regeln führen.

Eigene Stundensätze, Pauschalen und Texte für Ehrenamtler

Ein großer Vorteil der Erweiterung ist, dass Vereine für Ehrenamtler nicht nur den Namen ändern können. Sie können auch eigene Inhalte und Modalitäten hinterlegen:

eigene Stundensätze
eigene Pauschalsätze
eigene Verträge
eigene Erklärungen
eigene Formulierungen in Dokumenten und E-Mails

Das ist besonders dann hilfreich, wenn Ehrenamtler im Verein eben nicht nach denselben Regeln arbeiten wie andere Gruppen.

Ehrenamt-Verträge und Unterlagen endlich an einem Ort

Wer Ehrenamtler verwaltet, braucht mehr als eine Namensliste. In der Praxis gehören meistens auch Unterlagen dazu:

Ehrenamt-Verträge oder Vereinbarungen
Erklärungen und Tätigkeitsbeschreibungen
Nachweise und Stammdaten
Bankdaten
Dokumente rund um Abrechnung und Auszahlung

Wenn diese Dinge über verschiedene Ordner, Mailpostfächer und private Ablagen verteilt sind, kostet jede Änderung unnötig Zeit. Mit einer zentralen Struktur wird aus dieser Sucherei ein nachvollziehbarer Ablauf.

Wenn Ehrenamtler anders ticken, darf die Verwaltung das auch

Nicht jeder Verein ist gleich. Vereine können Ehrenamtler entweder innerhalb des bestehenden Kontos mit eigener Bezeichnung verwalten — oder bei Bedarf sogar in einem separaten Vereinskonto.

Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn sich Dinge stark unterscheiden: andere Abrechnungsturni, andere Zuständigkeiten, andere Vertragslogiken oder andere Kommunikationsmuster.

Fazit

Ehrenamtliche leisten im Verein unglaublich viel. Umso wichtiger ist es, dass ihre Verwaltung nicht in Excel-Listen, einzelnen PDFs und verteilten Mailverläufen steckenbleibt.

Mit Übungsleiter-Verwaltung.de können Vereine Ehrenamtler jetzt passend benennen, sauber verwalten und mit eigenen Verträgen, Erklärungen und Abrechnungen organisieren.

Weniger Zettelwirtschaft. Weniger Sucherei. Mehr Ordnung im Ehrenamt.